Krajowy System e-Faktur, czyli KSeF, to rządowa platforma przeznaczona do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Zastępuje tradycyjne faktury papierowe czy PDF i wprowadza jednolity standard przesyłania dokumentów do Ministerstwa Finansów. Dla przedsiębiorców – także w województwie pomorskim – oznacza to konieczność przygotowania się na nowy sposób fakturowania.
Najważniejsze daty są już znane. Od 1 lutego 2026 r. KSeF stanie się obowiązkowy dla największych firm, czyli tych, które w 2024 r. przekroczyły 200 mln zł obrotu. Pozostali przedsiębiorcy – a więc praktycznie wszystkie małe firmy z Gdańska, Gdyni, Wejherowa, Rumi i Pruszcza Gdańskiego – mają czas do 1 kwietnia 2026 r. Do tego momentu system jest dobrowolny.
Kto podlega KSeF? W praktyce wszyscy czynni podatnicy VAT, którzy wystawiają faktury sprzedaży w Polsce. W systemie nie znajdą się na przykład paragony czy faktury konsumenckie w części szczególnych przypadków, jednak zdecydowana większość przedsiębiorców będzie wystawiać faktury wyłącznie poprzez KSeF.
Jak zacząć wdrożenie? Najpierw warto upewnić się, czy program do fakturowania, z którego korzystasz, oferuje integrację z KSeF. Większość narzędzi online będzie zaktualizowana automatycznie. Kolejnym krokiem jest ustalenie, kto w Twojej firmie będzie miał dostęp do systemu i czy upoważnienia mają być nadane również księgowej. Dostępy nadaje się za pośrednictwem e-Urzędu Skarbowego, przy użyciu profilu zaufanego lub podpisu elektronicznego.
W codziennej pracy firm zmieni się między innymi moment uznania faktury za wystawioną. To KSeF decyduje o dacie jej wpływu i udostępnienia. Odbiorca nie musi otrzymać dokumentu e-mailem – pobierze go bezpośrednio z systemu. Dla wielu firm to znacznie zmieni proces obiegu dokumentów.
Wprowadzenie KSeF nie musi być trudne, ale warto przygotować się z odpowiednim wyprzedzeniem. Jeśli działasz na Pomorzu i potrzebujesz wsparcia w organizacji fakturowania lub chcesz powierzyć obsługę systemu księgowej online – Honest Finance chętnie przeprowadzi Cię przez cały proces krok po kroku.
